施設長研修でやらかした話｜提出忘れで未修了になって学んだ「管理職の基本」
こんにちは。
現役の特別養護老人ホーム施設長として働いている「施設長のライフノート」です。
今回は少し恥ずかしい話を書きます。
今でこそ施設長として働いていますが、施設長になる前に受講していた研修で、私はかなり大きな失敗をしました。
それは、
提出期限のある課題を出し忘れ、未修了になったこと。
理由はとても単純です。
課題をコピーしたあと、そのままコピー機に置き忘れてしまいました。
「そんなことで？」
と思うかもしれません。
でも、当時の私は本気で落ち込みました。
会社に受講費用を出してもらっていたこともあり、
「どう説明しよう」
「なんとかならないかな」
と頭が真っ白になったのを覚えています。
ただ、今振り返ると、この失敗は施設長になるうえでかなり大きな学びになりました。
今回は、そのとき何が起きたのか、そして今の仕事にどうつながっているのかを書いてみます。
受講していたのは「社会福祉施設長資格認定講習課程」
私が受講していたのは、中央福祉学院の社会福祉施設長資格認定講習課程です。
社会福祉施設の施設長などに必要となる知識を幅広く学ぶ研修で、
- 社会福祉
- 人事・労務管理
- 財務管理
- 施設経営
- 高齢者福祉
- 障害者福祉
- 児童家庭福祉
- 法律
- 社会保障
など、かなり幅広い分野を学びます。
施設長という仕事は、介護の知識だけでは務まりません。
人材、労務、お金、法律、地域との関係など、施設全体を見るための知識が必要になります。
当時の私は事務次長として働いていましたが、
「いつか施設長になるなら、しっかり学んでおきたい」
という気持ちで受講していました。
何をやらかしたのか
第1学期には、期限までに提出しなければならない課題がありました。
私は課題を終え、
「提出前にコピーを取っておこう」
と思い、コピー機で複写しました。
ここまでは良かった。
問題はそのあとです。
原本をコピー機に置いたまま、提出したつもりになっていました。
提出期限は過ぎ、
かなり時間が経ってからコピー機の中に残っていた課題を見つけました。
その瞬間、
「……終わった。」
という感じでした。
今思えば笑い話ですが、当時は全く笑えません。
すぐに研修先へ電話した
気づいたその日に、中央福祉学院へ電話しました。
「事情を説明すれば、再提出を認めてもらえるかもしれない」
どこかでそんな期待も持っていました。
しかし回答は、
提出期限を過ぎた課題は受理できない。
当然といえば当然です。
理由が何であれ、期限は期限です。
その課題は未修了となりました。
電話口では丁寧に対応していただきましたが、
私はかなり落ち込みました。
最初は「厳しすぎる」と思った
今だから書けますが、そのときは少しだけ、
「そこまで厳しくしなくても……」
と思いました。
でも、冷静になって考えてみると当然です。
もしこれが研修課題ではなく、
- 行政への届出
- 補助金申請
- 加算の届出
- 事故報告
- 指定更新
- 採用関係の書類
だったらどうでしょうか。
「コピー機に忘れていました」
では済みません。
施設長になった現在は、提出期限のある仕事が本当にたくさんあります。
だから今振り返ると、この失敗は
「管理職は期限を守ることも仕事の一部」
だと教えてくれた経験だったと思っています。
「自分は覚えている」は信用しない
この失敗以降、私は自分の記憶をあまり信用しなくなりました。
正確には、
「覚えておこう」と思わないようにしています。
今では、
- 期限が決まったらすぐ予定に入れる
- 提出日の数日前にも予定を入れる
- 書類は提出前にチェックする
- 完了した仕事はその場で消し込む
- 思いついたことはすぐメモする
ということを意識しています。
人間は忘れます。
忙しくなれば、なおさらです。
だから、
「忘れないように頑張る」のではなく、「忘れても大丈夫な仕組みをつくる」
方が大切だと思っています。
失敗したときに大切なのは、その後
結局、その年度中にすべてを修了することはできませんでした。
ただ、残りの課題やスクーリングはそのまま受講することができ、未修了となった課題についても翌年度に継続して受講できることになりました。
完全に終わったわけではありませんでした。
ここで学んだのは、
失敗したあとにどう動くか
ということです。
失敗をした。
落ち込む。
それは仕方ありません。
でも、落ち込み続けても提出期限は戻ってきません。
- まず事実を確認する
- 関係者へ報告する
- 今後どうなるか確認する
- リカバリー方法を考える
- 同じ失敗を防ぐ仕組みを作る
今の私は、仕事で問題が起きたときにもこの順番を意識しています。
施設長になった今、当時の自分を振り返る
この失敗をした頃の私は、まだ施設長ではありませんでした。
それから時間が経ち、今は実際に施設長として働いています。
施設長になって感じるのは、
小さな確認不足が、大きな問題につながる仕事
だということです。
例えば、
「後で確認しよう」
「たぶん大丈夫だろう」
「誰かがやってくれているだろう」
こういった小さな油断が、
- 行政対応
- 労務管理
- 事故対応
- 採用
- 請求
- ご家族対応
などで問題につながることがあります。
だからこそ、今は以前より
確認すること
を大切にしています。
でも、失敗しない人を目指してはいない
ここは少し矛盾するかもしれません。
私は、
「絶対に失敗しない施設長」
を目指しているわけではありません。
そんなことは無理だからです。
どれだけ気をつけても、人は失敗します。
大切なのは、
同じ失敗を繰り返さないこと。
そして、
失敗したときに逃げないこと。
だと思っています。
この研修の提出忘れも、当時は恥ずかしい失敗でした。
でも、そこから期限管理やタスク管理を意識するようになりました。
そう考えると、無駄な失敗ではなかったと思います。
今ならこうする
もし今、同じ研修を受けるなら、私は次のように管理します。
- 提出期限を確認した瞬間にスケジュールへ登録する
- 期限の1週間前にもリマインドを入れる
- 完成したら提出物チェックリストを確認する
- 投函・送信したところまでを「完了」とする
- コピーや控えを所定の場所へ保存する
当たり前のことばかりです。
でも、
当たり前を確実に行うことが管理職の仕事
なのだと思います。
まとめ｜失敗は、仕組みを変えるきっかけになる
施設長研修の課題を提出し忘れ、未修了になった。
当時は本当に情けなく感じました。
でも今振り返ると、この経験から学んだことはたくさんあります。
- 期限は理由に関係なく期限
- 自分の記憶を信用しすぎない
- 期限管理は仕組み化する
- 失敗したらすぐ報告する
- リカバリー方法を考える
- 同じ失敗を繰り返さない
そして一番大切なのは、
失敗した自分を責め続けることではなく、次に同じことが起きない仕組みをつくること。
だと思っています。
今では施設長として、職員の失敗に向き合う立場にもなりました。
だからこそ、
「なぜ起きたのか」
「次はどうすれば防げるのか」
を一緒に考えられる管理職でありたいと思っています。
昔の失敗も、今の自分につながる一つの経験です。
これからも失敗することはあると思います。
そのたびに、一つずつ成長していければ十分です。
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