介護施設の職員面談で大切にしていること｜現役施設長が実践する3つの質問
こんにちは！
「施設長のライフノート」です。
私は現在、特別養護老人ホームで施設長をしています。
最近、施設のリーダー職員との個別面談を進めています。
施設長として働いていると、日々さまざまな判断を求められます。
職員配置、採用、人事評価、施設の稼働率、設備の問題など、考えることは尽きません。
そんな中で、私が改めて大切だと感じているのが、職員と直接話す時間をつくることです。
普段から現場の様子を見たり、主任やリーダーから報告を受けたりしていますが、それだけでは分からないこともあります。
職員が何に困っているのか。
誰がどのような頑張りをしているのか。
そして、本人はこれからどのように働いていきたいのか。
今回は、私が職員面談で大切にしていることと、実際に意識している3つの質問についてお話しします。
📝 施設長ノート
面談は、管理者が一方的に評価や指示を伝える時間ではないと思っています。
私が大切にしたいのは、職員の話を聞き、現場を理解し、今後の施設運営につなげることです。
なぜ施設長が職員面談を行うのか
施設長になると、以前よりも現場で職員と一緒に過ごす時間が少なくなります。
会議や書類の確認、外部との調整など、施設全体を管理する仕事が増えるからです。
もちろん、日頃から現場に足を運ぶことは大切です。
しかし、現場を歩いているだけで、職員の考えや悩みをすべて把握できるわけではありません。
忙しい時間帯には、ゆっくり話をすることも難しいでしょう。
だからこそ、意識的に面談の時間を設ける必要があると感じています。
特にリーダーは、現場の職員と管理者の間に立つ存在です。
日々の業務を回しながら、職員の相談に乗り、問題が起これば対応する。
私が見えていない現場の状況を、リーダーが把握していることも少なくありません。
面談は、そうした情報を共有してもらう貴重な機会でもあります。
① 現場で困っていることはないか
私が面談で最初に確認するのは、現在の仕事で困っていることです。
「最近、仕事をしていて困っていることはありますか？」
「現場で改善した方がよいと思うことはありますか？」
といった質問をします。
例えば、人員配置や業務量、職員同士の連携、物品の使い方など、現場の課題はさまざまです。
施設長として把握しているつもりでも、実際に働いている職員の感じ方とは違うことがあります。
ここで私が意識しているのは、すぐに答えを出そうとしないことです。
職員が困っていることを話してくれたとき、管理者として解決策を示したくなることがあります。
しかし、話の途中で結論を出してしまうと、職員が本当に伝えたかったことを聞き逃すかもしれません。
まずは最後まで聞く。
必要に応じて、具体的にどのような場面で困っているのかを確認する。
そして、施設として対応できることなのか、リーダーと一緒に考えるべきことなのかを整理する。
面談の場で、すべての問題を解決する必要はないと思っています。
大切なのは、課題を把握し、その後の行動につなげることです。
② 部下の頑張りや課題を聞く
最近の面談では、リーダーが担当している職員についても話を聞いています。
その理由の一つが、人事評価です。
施設長として職員を評価する立場にありますが、すべての職員の働きぶりを常に見ているわけではありません。
特に、夜勤帯や各ユニットでの細かな対応については、近くで働くリーダーの方がよく把握していることもあります。
そこで、次のような質問をしています。
「最近、特に頑張っている職員はいますか？」
「その職員のどのようなところが良いと思いますか？」
「反対に、今後成長してほしい職員や、課題を感じている職員はいますか？」
ここで重要なのは、名前を挙げてもらうだけで終わらせないことです。
例えば、「よく頑張っている」という評価であれば、どのような行動が評価につながっているのかを確認します。
入居者様への対応が丁寧なのか。
周囲の職員を積極的に手伝っているのか。
後輩への指導ができているのか。
具体的な行動が分かれば、その職員の強みをより正確に把握できます。
一方で、課題についても同じです。
印象だけで判断するのではなく、どのような場面で、何が課題になっているのかを確認する必要があります。
もちろん、リーダー一人の意見だけで評価を決めることはしません。
日頃の勤務状況や業務への取り組み、ほかの管理職の意見なども踏まえて判断します。
職員の頑張りを見落とさず、課題については成長につなげる。
そのためにも、現場に近いリーダーの意見は大切だと感じています。
③ 今後どのように働いていきたいか
面談の最後には、本人の今後についても聞くようにしています。
「これから、どのような仕事をしていきたいですか？」
「今後、挑戦してみたいことはありますか？」
「働き方について、希望や考えていることはありますか？」
管理者として、現在の仕事ができているかどうかを確認することは大切です。
しかし、それだけでは本人の将来について知ることができません。
今の役職で経験を積みたい人もいれば、さらに上の役職を目指したい人もいるでしょう。
専門性を高めたい人もいれば、家庭との両立を大切にしたい人もいると思います。
全員が同じキャリアを望んでいるわけではありません。
だからこそ、管理者の考えだけで将来の方向性を決めるのではなく、本人の希望を聞く必要があります。
もちろん、希望を聞いたからといって、すべてを実現できるわけではありません。
施設の人員体制や法人の方針など、さまざまな事情があります。
それでも、本人が何を望んでいるのかを知っているかどうかで、日頃の関わり方は変わってくると思います。
職員の成長を支えるためには、まず本人がどうなりたいのかを知ること。
これも面談の大切な役割だと考えています。
面談で気をつけていること
話しやすい雰囲気をつくる
施設長との面談と聞くと、緊張する職員もいると思います。
私自身は普段どおりに話しているつもりでも、相手にとってはそうではないかもしれません。
そのため、面談では一方的に質問を続けるのではなく、相手の話すペースを大切にしたいと考えています。
答えにくそうな質問があれば、無理に答えを求める必要はありません。
安心して話せる関係性を、普段から築いておくことも重要だと思います。
聞いた話をそのまま評価に結びつけない
面談で出てきた話は、大切な情報です。
しかし、一度の発言や一人の意見だけで、職員の評価を決めるべきではありません。
特に人事評価に関する内容は、事実関係を確認し、公平性を意識する必要があります。
また、個人的な相談や悩みについては、情報の取り扱いにも配慮しなければなりません。
職員が安心して話せる面談にするためにも、信頼関係を大切にしたいと思っています。
聞くだけで終わらせない
面談で課題を把握しても、その後に何も変わらなければ、職員は「話しても意味がない」と感じてしまうかもしれません。
もちろん、すぐに改善できない問題もあります。
それでも、対応できることは行動に移す。
すぐに解決できない場合は、その理由や今後の方向性を伝える。
こうした積み重ねが、管理者への信頼につながるのではないでしょうか。
私自身も、面談で聞いた内容をその後の施設運営にどう生かすか、意識していきたいと考えています。
施設長として、これからの面談で大切にしたいこと
今回、リーダーとの面談を進める中で、改めて感じていることがあります。
それは、施設長がすべてを把握しているわけではないということです。
現場には、日々さまざまな出来事があります。
その中には、報告書や会議だけでは見えてこないこともあります。
だからこそ、職員の話を聞くことには意味があります。
また、面談は施設長が職員を理解するだけの時間ではありません。
リーダー自身が、現場の課題や部下の成長、今後の自分の働き方について考える機会にもなると思っています。
施設長が一人で考え、すべての答えを出す組織ではなく、主任やリーダーと一緒に考え、判断できる組織にしていきたい。
そのためにも、こうした対話の時間を大切にしていきたいと思います。
まとめ｜面談は職員を理解するための時間
今回は、私が職員面談で大切にしていることについて紹介しました。
現在、特に意識している質問は次の3つです。
- 現場で困っていることはないか
- 部下の頑張りや課題をどう見ているか
- 本人は今後どのように働いていきたいか
面談は、単に情報を集めたり、人事評価の材料を集めたりするためだけのものではありません。
職員を理解し、現場の課題を把握し、これからの組織づくりにつなげるための時間でもあります。
私自身、施設長としてまだまだ学ぶことばかりです。
面談の進め方についても、これから改善していきたいと思っています。
それでも、職員と向き合い、話を聞くことを大切にしていきたい。
良い施設をつくるためには、まず一緒に働く職員を理解することから。
そう考えています。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
より良い仕事が、より良い人生をつくる。
