思いついたらすぐメモ。施設長が実践している『忘れない仕事術』
こんにちは。
現役特別養護老人ホーム施設長の「施設長のライフノート」です。
施設長になって、一つ痛感したことがあります。
それは、
「人は忘れる生き物」
だということです。
以前は機能訓練指導員として現場で働いていました。
その頃は、自分の仕事をきちんと終わらせれば一日が終わりました。
しかし施設長になると違います。
一日の中で、
- 職員からの相談
- ご家族からの依頼
- 業者との打ち合わせ
- 行政への提出物
- 会議
- 採用
- 事故対応
など、数えきれないほどの「やること」が発生します。
「あとでやろう」
そう思った仕事ほど、不思議なくらい忘れてしまうものです。
だから私は、
思いついたらすぐメモする。
これを徹底しています。
メモは「記録」ではなく「未来の自分への指示」
昔の私は、
「あとで覚えているだろう」
と思っていました。
でも、忙しい日は次から次へと仕事が入ってきます。
一時間後には、さっき考えていたことを忘れていることも珍しくありません。
だから今は、
思いついた瞬間に書く。
これを何より大切にしています。
メモは忘れないためではありません。
未来の自分へ仕事を引き継ぐためのものです。
私が実際に使っているメモ術
メモといっても、特別な方法ではありません。
私が使っているのは次のようなものです。
サイボウズ
仕事の予定や職員との約束は、すぐにスケジュールへ登録します。
「あとで入力しよう」は禁止です。
ChatGPT
最近はChatGPTもメモ帳代わりに使っています。
記事のネタ。
改善案。
仕事で思いついたアイデア。
全部ここへ残しています。
後から整理しやすいのも魅力です。
紙のメモ
電話中や会議中は紙が一番早いこともあります。
その代わり、
その日のうちにサイボウズへ転記する
ことをルールにしています。
紙だけで終わらせません。
メモをすると頭が軽くなる
一番大きなメリットは、
覚えておこうとしなくていい
ことです。
人は
「忘れないようにしよう」
と思うだけで脳を使います。
私は
書いた瞬間に、
「もう忘れても大丈夫」
と思うようにしています。
すると頭の中に余白ができ、
目の前の仕事へ集中できます。
ブログのネタも全部メモ
実は、
このブログもほとんどが
メモから生まれています。
例えば
朝散歩中。
利用者様との会話。
職員との面談。
家族との何気ない出来事。
読書中。
「あ、これ記事になる。」
と思ったら、その場でメモします。
だから
「今日は何を書こう？」
と困ることがほとんどありません。
ブログを書いている方にもおすすめしたい習慣です。
完璧なメモを目指さない
昔は、
きれいにまとめようとしていました。
でも今は違います。
例えば
AI記事
○○さん面談
家族会改善
これだけでも十分です。
あとで見れば思い出せます。
大切なのは、
書くこと。
きれいに書くことではありません。
施設長になって感じること
施設長の仕事は、
「覚えている人」
ではなく、
「仕組みを作る人」
だと思っています。
自分だけが覚えている仕事は、
いつか必ず漏れます。
だから、
メモを取り、
予定へ登録し、
共有する。
この積み重ねが、
事故防止にも、
仕事の効率化にもつながると感じています。
まとめ
私が実践している「忘れない仕事術」は、とてもシンプルです。
- 思いついたらすぐメモする
- 紙だけで終わらせない
- サイボウズへ登録する
- ChatGPTも活用する
- 完璧なメモを目指さない
人の記憶には限界があります。
だからこそ、
記憶に頼るのではなく、仕組みに頼る。
これが、施設長になって私が一番学んだ仕事術の一つです。
もし「やることが多すぎて頭が整理できない」と感じている方がいれば、まずは今日から思いついたらすぐメモすることを試してみてください。
きっと、仕事が少し楽になるはずです。
